ZENDSN, l’outil en ligne qui vous évite « trop payés », redressements ou pénalités
Chaque mois, tout dirigeant doit transmettre sa Déclaration Sociale Nominative (DSN) de façon dématérialisée aux Administrations, Urssaf, Pôle Emploi, Impôts, CPAM, caisses de retraite etc. La plupart du temps, cette dernière est générée automatiquement par un logiciel de paie et donc peu de dirigeants s’en préoccupent véritablement. Et pourtant saviez-vous que toute erreur de paramétrage de votre logiciel de paie entraine une erreur dans la DSN et par conséquent un risque de trop versé ou de redressement pouvant aller jusqu’à des milliers d’euros ?
C’est pourquoi Alain Foret a imaginé ZENDSN, un outil qui permet simplement et rapidement de contrôler ses déclarations en identifiant les éventuelles erreurs ou anomalies.
Retour sur cet outil inédit en 5 questions.
Comment vous est venue l’idée de ZENDSN ?
En analysant les fichiers de certains de mes clients, je me suis rendu compte que, d’une part, les dirigeants d’entreprises ou les DAF ne maîtrisaient pas ou peu leurs logiciels de paie et, d’autre part, que ces systèmes ne garantissaient pas l’envoi de DSN (Déclaration Sociale Nominative) fiables. L’univers de la paie est tellement complexe, cela implique de maîtriser le système et d’avoir les compétences informatiques nécessaires pour paramétrer correctement son logiciel.
De plus, aujourd’hui on ne peut plus se permettre de jouer avec la réglementation sociale et les textes de loi car l’administration fait tout pour contrôler ce que l’on fait. Plus besoin de se déplacer, elle dispose d’outils d’intelligence artificielle qui permettent d’identifier les entreprises qui ne respectent pas la législation. Beaucoup d’entreprises prennent donc des risques en envoyant des déclarations mal paramétrées avec des données erronées. Toute l’idée de ZENDSN est là : sécuriser les entreprises en les aidant à se mettre en conformité et contribuer à réduire leur niveau de risque.
Justement que risquent les entreprises ?
Les données, envoyées aux administrations et organismes sociaux, expriment l’activité sociale d’une entreprise (rémunération, contrat de travail…) et le risque – s’il y a des erreurs – est double : ou bien trop payer ou bien ne pas assez payer et donc risquer un redressement. Lorsque l’on sait que les contrôles peuvent remonter trois ans en arrière, il est clair que : multiplier par le nombre de bulletins de salaires et multiplier par le nombre de mois, l’addition peut, à la fin, être assez lourde. De quelques centaine à plusieurs milliers d’euros ! En outre, toute entreprise sollicitée par les services de l’URSSAF doit pouvoir justifier de ses déclarations dans les 30 jours, ce qui peut s’avérer extrêmement compliqué sans l’utilisation d’un outil adapté…
Quelles sont les erreurs que vous voyez le plus souvent ?
Il y a en a beaucoup ! L’entreprise calcule en jours pour le salarié mais effectue des déclarations en heures, des erreurs de transcription de données de la paie, des oublis de calculs de réductions ou, à l’inverse, de compléments de cotisations, des problèmes liés aux heures supplémentaires…. La liste pourrait être longue ! Et plus l’entreprise est grosse, plus le risque est important.
De plus, une des caractéristiques de la paie est qu’elle revient tous les mois. Un paramétrage correct un mois peut ne plus l’être le mois d’après en fonction des évolutions de la réglementation sociale. De nouvelles mesures sortent tous les mois. Un exemple récent avec le COVID-19 et la réglementation autour du chômage partiel qui a changé de nombreuses fois en un temps record… Le moindre changement implique de reparamétrer son logiciel de paie, et le moindre oubli peut coûter cher !
Concrètement, comment fonctionne ZENDSN ?
Le client dispose d’un code d’accès sur la plateforme ZENDSN et charge ses déclarations dans un espace dédié totalement sécurisé. Il obtient, ensuite, immédiatement un tableau de bord avec des codes couleur, des fichiers Excel avec le détail du contrôle de ses DSN à l’échelle de l’entreprise, des établissements ou des salariés. Il visualise, ainsi, d’un seul coup d’œil grâce à des codes couleurs très clairs les éventuelles anomalies et écarts rencontrés.
ZENDSN propose également une fonction de restitution RH. Concrètement, le système exploite les données issues des DSN pour générer différents indicateurs RH sous forme de statistiques et de graphiques. Cette fonction permet à un directeur(rice) des ressources humaines par exemple d’automatiser une grande partie de la production de son reporting social et répondre aux différentes obligations légales demandées aujourd’hui comme l’index égalité homme/femme, les données pour le bilan social, les élément pour la BDES (base de données économique et sociale).
Mais vous allez encore plus loin dans l’accompagnement du client ?
Oui, car identifier des anomalies et des écarts, c’est bien, mais comprendre et savoir comment les corriger de façon définitive, c’est mieux ! Pour les clients qui le souhaitent, nous proposons une prestation d’accompagnement baptisée OPTIZEN qui permet d’apporter du conseil et, surtout, de reparamétrer les logiciels de paie utilisés par le client pour corriger les DSN présentes et à venir. L’objectif étant pour l’entreprise de fiabiliser de façon pérenne ses DSN.
De plus ZENDSN pousse le contrôles des DSN jusqu’à un niveau auquel l’administration ne va pas encore aujourd’hui. En d’autres termes, le jour où ces contrôles existeront, l’entreprise qui utilise ZENDSN sera prête !
Plus d’infos : www.zendsn.com